CRAZY, 5 masalah organisasi

Choice for priority

Di dalam hidup ini tidak bisa segala halnya dianggap penting. Karena tatkala semua hal dianggap penting, maka pada hakikatnya tak akan ada satu pun yang akanmemiliki nilai lebih. Kalau itu penting, ini penting, disana penting, disini penting, maka tidak ada hal yang lebih penting. Apalagi jika kita lalu berusaha berbuat maksimal untuk semuanya. Ini suatu kondisi yang sangat sulit. Kita tak akan mampu menjalankan segala sesuatu sampai pada batas maksimal, namun kita harus berusaha mencapai titik yang optimal. Ibarat seseorang yang hendak memacu kendaraannya menginjak pedal gas secara maksimal, tetapi di sisi lain juga menginjak rem secara maksimal pada saat yang bersamaan. Lantas apa yang terjadi? Mobil tersebut akan tetap di tempat. Begitu pula dengan dengan diri kita. Mengalah itu tidak selamanya buruk, bahkan punya efek yang sangat baik jika pada momen yang pas.

Kita memang harus memilih. Setiap organisasi akan selalu ditantang oleh dinamika lingkungan, waktu akan terus berjalan, dan dengannya pula konsekuensi akan dihadapi akibat keputusan dan kesimpulan. Pilihan yang terbaik adalah benar dalam memilih prioritas.

 

Routinity Trap

Rutinitasmemang mengasyikkan bagi sebagian orang. Tapi tidak bagi yang lain. Zona nyaman, tidak selalu berarti baik. Perubahan juga tidak selalu berarti buruk. Jebakan rutinitas atau routinity trap, telah banyak memakan korban.  Contoh sederhana yang sering kita saksikan pada saat pertama kali kita melihat anak-anak SMA merokok.Pada awalnya mungkin kita sangat jengkel, sangat kesal dan tidak terima akan kondisi tersebut. Tapi ceritanya akanberbeda tatkala hal tersebut kembali dilihat pada hari esok,dan seterusnya. Lama-kelamaan, setelah setiap hari terus saja disaksikan, berubahlah cara pandang kita akan kejadian tersebut. “Ah biasa…”, “itu biasa kok…”dan ungkapan lain yang serupa. Ancaman tidak lagi dianggap. Kesalahan tidak lagi dikoreksi. Semua dianggap merasa stabil dan aman, karena rutinitas telah mengubah pemandangan tersebut menjadi hal yang biasa.

Tatkala rutinitas membelenggu kita dengan perilaku tertentu, maka akan sulit mengubahnya. Dan hal ini menjadi penyebab lalainya kita dari masalah besar yang sering kali muncul. Bagi seorang manajer, dalam kondisi terjebak seperti ini akan menggerus sensitivitasnya akan visi dan misi dari organisasi. Keadaan seperti ini tentu sangat berbahaya, dimana sentivitas manajer untuk mengembangkan organisasinya akanhilang, maka ia akan kehilangan kompetensi untuk memahami dinamika lingkungan, padahal dinamika lingkungan akan selalu menghadirkan kesempatan dan tantangan yang baru. Tantangan baru tersebut tentunya hanya terjawab dengen kreasi dan inovasi, namun bagaimana jika manajer tidak lagi sensitif?

Berikut adalah kiat-kiat agarorganisasi  tidak terbelenggu dengan rutinitas:

1. Dengan terus melakukan proses diagnosis pada level individu, grup dan organisasi. Apakah itu (sumber daya) resource, kebutuhan, atau harapan mereka. Apa ide yang bisa dikembangkan, inovasi apa yang mungkin dirancang, dan sebagainya.
2. Terapkan prinsip-prinsip agent of change pada level individu, grup dan organisasi. Tatkala individu peka, maka grup akanikut peka, dan seterusnya akan membuat organisasi peka terhadap ransangan lingkungan.

 

Abnormal task

Siapa yang tidak ingin menjadi bagian dari organisasi yang produktif? Tentu semua menginginkan berpartisipasi dalam level terbaiknya. Individu di dalam organisasi harusnya bekerja dengan deretan tugas yang sesuai. Ketika kita bekerja sampai pada titik optimal makaproduktivitas mencapai tingkat tertinggi, tetapi jika lewat pada titik ini maka seseorang akan merasa terbebani dengan tugas-tugasnya (overtasked). Overtasking bukanlah sepele. Banyak kita lihat contoh pekerja yang bunuh diri karena beban kerja yang berlebihan. Atau bahkan yang akrab dengan kita, tatkala kita rasakan seorang teman dalam organisasi mulai menarik diri dari kesibukan organisasi, hal ini bisa jadi disebabkan overtasking.

Untuk menjamin kerjasama dan kelanggengan berorganisasi, maka perlu persetujuan/kesepakatan atau yang biasanya disebut kontrak di dalam istilah bisnis. Kontrak dengan pegawai, mitra, stakeholder lainnya harus dibuat sejak awal.Harus ada bukti hitam putih yang menjadi dasar kontrak tersebut. Sehingga, hak dan kewajibanserta tanggung jawab seseorang dalam sebuah organisasi dideskripsikan dengan jelas sehingga dapat direalisasikan.

Untuk mencegah pembagian tugas yang tidak wajar, maka perlu bagi kita untuk memperhatikan tahap yang esensial,yaitu diagnosis. Diagnosis dilakukan pada berbagai level organisasi. Mulai dari yang paling strategis, sampai kepada grup dan job. Tugas yang diberikan harus selaras dengan kemampuan yang dimiliki eksekutornya.

Keputusan strategis yang diambil tidak bolehasal-asalan. Keputusan yang baik haruslah bersifat sistematis dan logis. Systematic and logic decision adalah efek dari proses analisis dan sintesis. Apa yang dianalisis? Tentu saja data atau informasi. Informasi dan data adalah gerbang untuk menciptakan keputusan yang baik. Disinilah peran diagnosis.

 

Zonk Performance

Kinerja sebuah organisasi sangat ditunjang oleh perilaku anggotanya. Ada istilah productive behavior dalam ranah ini, yaitu perilaku yang sesuai dengan tujuandari organisasinya.

Pada dasarnya ada tiga aspek yang mendorong terwujudnya suatu pekerjaan dapat terlaksana dengan baik:

1. Ability

Kinerja yang hendaknya ditargetkan oleh sebuah organisasi hanyalah bagian dari akibat dari sebab yang ada. Salah satunya adalahability, yaitukemampuan yang melekat pada pribadi yang menjadi anggota sebuah organisasi. Ability ini ada yang memang potensi dan anugerah dari Allah ta’ala. Namun, ada juga yang memang dibentuk, dilatih, dan diasah. Sehingga tatkala tuntutan organisasi akan suatu target sinkron dengan kemampuan individu, semuanya beres.

2. Organizational support

Aspek lain yaitu dukungan yang diberikan organisasi untuk orang-orang yang ada didalamnya,bagaimana mengembangkan kapabilitas orang lain. Ruang untuk siapapun di dalam organisasi tersebut untuk berkembang dan berkreasi tidak dihalangi, tapi dihargai. Jikalau pada organisasi yang profit oriented, dukungan untuk employee bisa berupa gaji, salary, insentif, biaya transportasi, dan biaya penginapan. Maka pada non-profit organization, support organisasi berupa wadah untuk saling berkomunikasi dan saling memberikan inspirasi untuk berkontribusi. Wadah untuk mengekspresikan diri. Ada nilai-nilai abstrak mendasari pertalian dan keterkaitan antar individu sehingga setiap individu merasakan keberadaannya dihargai ketika mendiami suatu ‘tempat’

3. Willingness to work

Aspek terakhir yaitu keinginan yang muncul dari dalam diri. Dorongan yang muncul dari pribadi itu sendiri. Willingness to work, akan sangat menentukan  kinerja organisasi. Ibarat pepatah, “asalkan ada kemauan, pasti ada jalan”. Jika ingin, akan ada seribu cara. Jika tidak, maka akan ada seribu alasan. Nah, keinginan ini juga akan berdampak pada ability seseorang. Jika ia mau melatih dan memaksa dirinya untuk bisa dan hebat pada suatu bidang, tanpa dukungandari siapapun sejatinya ia akan mampu. Namun, yang sempurna adalah tatkala ketiga aspek ini dimiliki oleh sebuah organisasi.

 

You’re not me

Salah satu caramenjelaskan definisi organisasi adalah bahwakata “organization” berasal dari kata organ. Ini berarti, “part of…” dan bagian terkecil dari suatu organisasi adalah person atau individu. Mengelola organisasi dimulai dari mengelola individu. Sejatinya hal tersebut mudah, tapi karena individu itu bermacam-macam dan beragam, maka perlu ada kepekaan dan seni kepemimpinan untuk mengarahkan kerumunan orang tersebut menjadi satu tim yang solid. Sehingga, organisasi bukanlah antara kata “kamu” atau “aku”, tapi adalah “kita” ibarat satu tubuh yang terbangun lengkap, setiap bagian memiliki peran. Setiap unit mengambil bagian, saling melengkapi kekurangan dan saling menutupi kelemahan. Memang ada saat, dimana kita harus mengatakan, “Itu kan tugasmu…!” tapi untuk suksesnya organisasi, kata yang layak untuk mewakili adalah, “ini adalah tugas kita bersama.”

Ada tiga bagian yang harus bersinergi dalam hal ini yaitu (1) top level management, (2) middle management, (3) lower management. Setiap lini harus memahami fungsinya, sehingga tidak ada misunderstanding dan saling mencuri peran.

Top management: berpikir strategis – “Bagaimana organisasi dibangun”. Top management berfungsi mengarahkan organisasi menghadapi tuntutan perubahan yang datang dari luar. “coba lihat keluar, apakah ada kesempatan untuk berkembang?”

Middle Management: berpikir koordinatif – “Bagaimana mengkoordinasikan semua resource dan potensi organisasi”.Middle management mengambil peran yang strategis secara vertical, menjadi penghubung antara top dan lower management. Middle management yang baik harus memiliki kepekaan untuk menterjemahkan ide dari top managementsehingga menjadi serangkaian aktivitas lapangan yang akan direalisasikan oleh lower management.

Lower management: berpikir teknis –  “Bagaimana mengembangkan bidangnya masing-masing”. Lower management, merupakan pihak yang akan menjadi eksekutor dari ide besar organisasi.

Untuk menghasilkan output yang diinginkan, maka tiga level manajemen harus terhubung dengan baik. Dan secara horizontal, setiap individu saling melengkapi di fungsi yang sama. sepintar apapun arsitek sebuah bangunan, tapi ide tersebut tak dapat divisualisasikan oleh lower management, bangunan tidak akan terjadi dengan seutuhnya.

Sumber :

Organizational Change and Development Class

Industrial Psychology Class

---

 

Penyusun :

Radikal Yuda Utama

Manajemen FEB UGM

Pengelola www.muslimplus.net