Pengantar Manajemen Proyek

Pengantar proyek

Apa sih yang tergambar dalam benak kita jika seseorang menyebutkan kata-kata “proyek”. Sering kita baca di artikel online atau offline, tentang proyek jalan tol, proyek bendungan, proyek pembangkit listrik, dan proyek-proyek yang lain. Kalau kita lihat di KBBI, definisi proyek adalah rencana pekerjaan dengan sasaran khusus (pengairan, pembangkit tenaga listrik, dan sebagainya) dan dengan waktu penyelesaian yang tegas. Jadi proyek itu adalah upaya/kerja “temporer” yang dilakukan untuk menghasilkan suatu tujuan yang spesifik dan unik untuk mendapatkan nilai manfaat. Proyek itu memiliki pembuka dan penutup, unik terkait dengan sumber daya dan kegiatan, serta adanya progressive elaboration.

Proyek sukses

Sering juga kita mendengar atau membaca di headline news, “proyek Perumahan xxx mangkrak, pembeli menggugat ke pengadilan dan meminta ganti rugi”. Ataupun berita dengan topik “proyek pembangunan pabrik xxx terlambat, produksi tidak sesuai target”. Pemberitaan tersebut hanya beberapa contoh proyek gagal yang pernah kita baca. Padahal sebenarnya banyak lagi parameter kegagalan dari suatu proyek.

Untuk menilai kesuksesan suatu proyek dapat dilihat dari beberapa parameter, diantaranya:

1. Kepuasan pelanggan dengan hasil akhir (sesuai dengan harapan/kualitas yang disepakati).
2. Deliverable diserahkan tepat waktu.
3. Proyek tetap dalam anggaran dan alokasi staf.
4. Keterampilan dan pengetahuan anggota tim meningkat.
5. Tidak ada kecelakaan.
6. Organisasi mendapatkan lesson learnt.

Nah, apakah menuju kesana bisa dikerjakan seadanya atau perlu rencana yang matang? Tentu jawabannya “perlu rencana yang matang”. Oleh karena itu, manajemen proyek sangat diperlukan. Lalu seperti apa bila tidak ada manajemen proyek?

1. Biaya melampaui anggaran
2. Hasil tidak sesuai dengan mutu yang disepakati
3. Target waktu kerap terlewati
4. Beban kerja berlebih/tidak merata
5. Anggota tim proyek kurang terampil
6. Konflik dengan proyek atau tugas lain
7. Lingkup proyek yang suka berubah
8. Kerja ulang/tambah atau duplikasi pekerjaan
9. Sumber daya yang tidak cukup

Manajemen proyek

Secara definisi, manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan, ketrampilan, alat-alat dan teknik untuk menghasilkan berbagai kegiatan, guna memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan dari stakeholders suatu proyek.

Tahapan proyek dan integrasinya

Gambar tahapan proyek dan integrasinya

Penjelasan gambar:

1. Initiating processes. Di tahap ini, obyektif dari suatu proyek harus bisa didefiniskan, tujuan dari proyek tersebut, dan siapa saja stakeholder yang terlibat. Biasanya ini digambarkan dalam “project charter”.
2. Planning processes. Di tahap ini harus sudah direncanakan terkait dengan anggaran biayanya, kebutuhan sumber dayanya, durasi dari proyek tersebut, mitigasi risiko terkait pelaksanaan proyek, rencana procurement-nya. Biasanya ini digambarkan dalam “project proposal”.
3. Executing processes. Tahap ini merupakan implementasi rencana proyek yang sudah dibuat, diantaranya: sudah melakukan perekrutan tim proyek, manage tim, melakukan procurement, menggunakan anggaran, dan sudah membuat quality assurance. Biasanya ini digambarkan dalam “project progress report”.
4. Monitoring & controlling processes. Di tahap ini, sangat penting untuk meninjau apakah proyek yang sudah dikerjakan sesuai dengan yang sudah direncakan. Terkait dengan waktu kerja, penggunaan anggaran dan sumber daya, quality control, mengontrol risiko, dan pelaporan ke stakeholder. Biasanya ini digambarkan dalam “project monitoring report”.
5. Closing processes. Di tahap ini, dibandingkan antara objective dan tujuan yang diharapkan dengan hasil akhir dari proyek tersebut. Biasanya ini digambarkan dalam “project completion”.

Stakeholder proyek dan tugasnya

Dalam suatu proyek minimal ada 3 stakeholder yang terlibat, yaitu:

1. Project sponsor

Perannya:

1. Penghubung antara manajemen dan tim proyek.
2. Inisiasi proyek dengan membuat project charter.
3. Memastikan proyek konsisten dengan tujuan organisasi.
4. Membantu tim memecahkan masalah yang dihadapi.

2. Project team leader

Perannya:

1. Memfasilitasi proses tim.
2. Kolaborasi dengan tim untuk membuat dan menjalankan rencana proyek.
3. Bertindak sebagai penghubung antara sponsor dan customer.
4. Memantau kemajuan proyek.

3. Project team member

Perannya:

1. Memastikan porsi pekerjaannya selesai tepat waktu.
2. Bertindak sebagai penghubung dengan supervisor terkait.
3. Mengkomunikasikan isu/masalah.
4. Memantau kemajuan proyek.

***

Martha Ashvi

Project Management Chandra Asri